しあわせになるメールマガジン
椅子には浅めに腰掛け(相手が入ってきた時、すぐ立ち上がれるように)、名刺、必要な資料、書類、筆記用具などをすぐ使えるよう整理しておきます。
立ち上がってウロウロ歩き回る、ふんぞりかえって椅子に腰掛ける、夕バコをスパスパ吸うなどはいけません。
1.すぐ立ち上がる 応接セットや別室などに案内されて、面談する人が来るまで待つように指示されていた時は、面談相手が来たらすぐに立ち上がります。
2.あいさつをする 「お忙しいところ時間を割いていただき、ありがとうございます」と言います。
3.初対面なら名刺交換をする。
4.すすめられてから着席する 「どうぞ」と相手にすすめられてから、「失礼します」と言って椅子に座ります。
相手に用件をうまく伝えるには、必要なこと、大事なことを、簡潔に話すこと。
「うちの商品は」ではなく、「当社の製品は」といった仕事上の言葉づかいを心がけること。
話す時、聞く時、いずれも相手を見ること。
相手の目を中心に口もと、ネクタイの結び目のあたりまでを見るようにします。
訪問先でものを借りる時は一言断りましょう。
わからないことや質問に答えられないことがあったら、あいまいにしないこと。
いつまでに回答できるかを先方に告げ、帰社後に調べて、できるだけ早く返事をします。
お茶を運んでくれた人に軽く会釈をしながら「ありがとうございます」「おそれ入ります」と言います。
相手から「どうぞ」とすすめられた時や、話に区切りがついたところで「いただきます」と言っていただきましょう。
帰る時に「ごちそうさまでした」のひと言を忘れずに。
お互い貴重な時間を割いています。
用件が終わったらタイミングよく切り上げましょう「それではこの辺で失礼いたします」と言い、席を立ちます。
基本的に、約束の時間内に話を終えるべきですが、場合によっては面談が長引くこともあります。
話が長くなりそうな時は、「お時間のほうは大丈夫ですか回と相手の都合を確認してから、面談を続けるようにします。
「お忙しいところありがとうございました」「今後ともよろしくお願いいたします」など、最後のあいさつを忘れずに。
面談で会った人とは、つきあいを持続していくためのフォローを忘れないようにしましょう。
次回の訪問の約束を取りつけたいなら、電話でお礼とともに「近いうちにまたおうかがいしたいと思うのですが」と相手の都合を尋ねます。
お礼のハガキを書くのもいいでしょう。
事前にアポイントを取ってから訪問します。
お世話になったお礼、何かを依頼する時などは、手みやげを用意しましょう。
コートやマフラーなど、上着は玄関の外で脱ぎます。
靴は、まず前向きに脱いで、上かってから手でそろえます。
洋間では椅子から立ち上がって、日本間では座布団をはずしてあいさつをします。
個人の家だからといってくつろがず、手短に用件を済ませて帰るようにしましょう。
1.名刺がきれていないかどうか 常に、最低でも10枚以上は持ち歩くこと。
外勤の営業マンは、この数倍は用意しておきたいものです。
2.名刺入れを用意しているか 名刺入れはビジネスマンの必需品。
サイフや定期入れとは別にしておきましょう。
3.きれいな名刺か ヨレヨレになっていたり、端が折れていたり、汚れていないかチェックしておきましょう。
名刺交換は立って行います。
椅子に座って待っていた時は、相手が入室してきたらすみやかに立ち上がります。
相手が文字を読めるよう、相手に向けて渡します。
親指と人指し指でつままず、指をそろえて名刺を持ちます。
渡す時には両手で。
相手と同時に交換する時は、右手で渡します。
名刺を交換する時は，胸の高さで行います。
名刺を差し出しながら｢E(社名)のA・M(名前、フルネームで)と申します。
よろしくお願いいたします｣と、ハッキリ相手に聞こえるように名乗ります。
相手が複数である時は、ひとりひとりに名刺を渡します。
名刺を受け取る時は、両手で受け取ります。
同時に交換する時は、左手で受け取り、右手をそえるようにしましょう。
文字に指がかからないように注意しましょう。
受け取った名刺にさっと目を通し、「A様でいらっしゃいますね」と名前を確認します。
読めない字があったら「失礼ですが、何とお読みしたらよろしいのでしょうか」と尋ねましょう。
受け取った名刺を名刺入れにしまう時には、｢ちょうだいします｣と言います。
相手が複数の時は、並んでいる順番に名刺を机の上に並べておいてかまいません． 名刺を出すのが遅れて、相手から先に差し出されたら、まず受け取ってから「申し遅れました」と断り、自分の名刺を渡します。
自己紹介のルール。
1.｢はじめまして｣ 初対面の人に対する、最初のフレーズです。
2.｢わたくし、U(社名)のS太郎と申します｣ 社名と氏名を、はっきりとゆっくりと元気な声で発音します。
自分の氏名は、名字だけでなくフルネームを言うこと。
3.｢今日はお時間をいただき、ありがとうございます｣(訪問時) 来客に対しては[わざわざお越しいただき、ありがとうございます]などと言います。
初対面の人に限らず、相手に時間を割いてもらったことに対するお礼や、足を運んでくれたお礼を述べるのは、ビジネスマンとして忘れてはならないルールです。
4.｢よろしくお願いします｣ これからおつきあいさせていただきたい、がんばります、という気持ちを込めて元気よく言います。
短い時間で相手に印象づけ、好感を与えるために「元気よく、笑顔で、相手の目を見て話す」よう心がけましょう。
名前だけでなく、「まだ入社したばかりで右も左もわかりませんが、精一杯がんばります」「小学生からずっと野球を続けていて体力には自信があります。
力が必要な時はいつでも声をかけてください」など、自分をアピールするひと言をそえると、あなたのイメージや人柄を強く相手に印象づけることができます。
紹介のルール紹介する人の間に立ち自分に近い人から紹介する来客応対のルール笑顔でていねいな応対を訪問の意図別に対処 会社を訪問してきた人にとって、最初に応対してくれた社員の印象がよければ、会社の印象もグッとよくなります。
来客に気づいたら、さりげなくそちらを見ます。
視線があったら軽い会釈をしましょう。
来客がカウンターの前まで来たら、立ち上がって、笑顔で「いらっしゃいませ」と言いながらお辞儀（＝敬礼）をします。
相手が名乗ったら「N（社名）のT様でございますね。
Bですか、少々お待ちください」と必ず復唱します。
「Bさんをお願いします」と、相手が自分の名前を言わない時は「失礼ですが」と尋ねること。
内線を使い「受付です。
B課長に、NのT様がご面会です」と連絡します。
応接室、会議室などに案内するよう指示されたら「応接室ですね」と復唱します。
「お待たせいたしました。
３階の応接室へご案内いたします。
こちらへどうぞ」と声をかけ、案内します。
案内しない場合は、「お待たせいたしました。
ただいまこちらへまいりますので、少々お待ちください」「お待たせいたしました。
どこどこでお待ち申し上げているとのことでございます」と言い、場所を指示します。
手を休めて立ち上がり、「ありがとうございました」「おつかれさまでした」と軽くお辞儀をしながらあいさつをして見送ります。
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